Führen Sie ein Verzeichnis nach Artikel 30, das aktuell bleibt, während Sie sich verändern
Das Verzeichnis veraltet in dem Moment, in dem sich etwas ändert
Artikel 30 verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, ein Verzeichnis jeder Verarbeitungstätigkeit zu führen — ihre Zwecke, die Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Übermittlungen und die Aufbewahrung. Die Pflicht ist fortlaufend, doch die meisten Verzeichnisse sind eine einmalige Tabelle, die in dem Moment veraltet, in dem sich ein Lieferant, ein System oder eine Aufbewahrungsregel ändert.
Wenn eine Aufsichtsbehörde nachfragt, treten die Lücken im schlechtesten Augenblick zutage: eine Rechtsgrundlage, die nicht mehr gilt, ein Empfänger, den niemand dokumentiert hat, eine Übermittlung ohne erfasste Garantie. Die Wahrheit über mehrere Unternehmen und Organisationseinheiten hinweg zu rekonstruieren wird zu einem hektischen Audit-Wettlauf.
Das schwierigere Problem ist die Verknüpfung. Ein Verzeichnis, das nicht jede Tätigkeit mit ihren tatsächlichen Datenflüssen, Lieferanten und Risiken verbindet, sagt Ihnen, was Sie erklärt haben — nicht, was jetzt geschieht.
Was Sie mit dem Verarbeitungsverzeichnis tun können
- Erfassen Sie jedes Feld nach Artikel 30 — Bezeichnung, Rechtsrolle, Angaben zum Verantwortlichen, Zwecke und Datenkategorien.
- Verknüpfen Sie personenbezogene Daten mit ihrer Rechtsgrundlage, den betroffenen Personen und dem Aufbewahrungsplan in einem Eintrag.
- Bilden Sie interne Zugriffe und externe Empfänger ab mit der Rechtsgrundlage für die Übermittlung je internationalem Empfänger.
- Bewerten Sie das Verarbeitungsrisiko im Kontext — definieren Sie Szenarien, bestimmen Sie das aktuelle Risiko und hängen Sie Behandlungspläne an.
- Verknüpfen Sie Szenarien in Stapeln und aktualisieren Sie umgesetzte TOMs über viele Einträge hinweg auf einmal, nicht Eintrag für Eintrag.
- Importieren und exportieren Sie in JSON und Excel mit konfigurierbaren Feldern und teilen Sie Einträge über Unternehmen hinweg.
Was es Ihrem Programm bringt
- Jederzeit auditfähig — Einträge sind mit aktuellen Datenflüssen und Lieferanten verknüpft, sodass es vor einer Prüfung keine Hektik gibt.
- Belastbare Nachverfolgung von Rechtsgrundlage und Aufbewahrung — jede Tätigkeit trägt ihre Grundlage, Empfänger und Aufbewahrung an einem Ort, den Sie vorweisen können.
- Risiko, das Sie je Tätigkeit belegen können — Szenarien und Behandlungspläne befinden sich im Eintrag selbst, nicht in einem separaten Tracker.
- Schnellere Pflege über Einheiten hinweg — Stapelaktualisierungen von TOMs und Szenarien ersetzen das händische Bearbeiten von Hunderten von Einträgen.
- Kontinuität bei Änderungen der Organisationsstruktur — die unternehmensübergreifende Freigabe verknüpft Einträge automatisch neu, sodass Tochtergesellschaften abgestimmt bleiben.
Für Compliance gebaut
DPMS hilft Ihnen, die konkreten Pflichten nachzuweisen, die für Verarbeitungsverzeichnisse gelten — zugeordnet zu Artikel und Control, niemals nur zu «der DSGVO».
| Was DPMS leistet | Zuordnung zu | Wie |
|---|---|---|
| Führt ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten | DSGVO Art. 30(1) | Erfassung auf Feldebene jedes erforderlichen Verzeichniselements je Tätigkeit |
| Dokumentiert Rechtsgrundlage und Zwecke je Tätigkeit | DSGVO Art. 6 / Art. 30(1)(b) | Rechtsgrundlage verknüpft mit jedem Verarbeitungszweck und jeder Datenkategorie |
| Erfasst Empfänger und internationale Übermittlungen | DSGVO Kap. V / Art. 30(1)(e) | Rechtsgrundlage für die Übermittlung je externem Empfänger und Lieferanten erfasst |
| Unterstützt ein Datenschutz-Informationsmanagementsystem | ISO/IEC 27701 | Verarbeitungsverzeichnisse verknüpft mit Datenflüssen, Lieferanten und Controls |
| Unterstützt die Governance der Sicherheit der Verarbeitung | NIS2 Art. 21 | Risikoszenarien und umgesetzte TOMs an jede Tätigkeit gebunden |
Warum Priverion
Anders als bei universellen GRC-Tools, bei denen das Verzeichnis ein statisches Formular ist, lebt Ihr Verarbeitungsverzeichnis innerhalb einer einzigen Datenschutz- und InfoSec-Plattform. Jeder Eintrag ist live mit Datenflüssen, Lieferanten, Aufbewahrungsplänen, Risikoszenarien und den nach Rechtsraum anwendbaren Vorschriften verknüpft — sodass eine Änderung an einer Stelle durchfliesst, ohne sie neu erfassen zu müssen.
Die unternehmensübergreifende Freigabe verknüpft Einträge automatisch neu, wenn sich Ihre Organisationsstruktur ändert, und hält die Verzeichnisse der Tochtergesellschaften aktuell. Die Integration ist der Burggraben: derselbe Lieferant oder dasselbe Risiko, das Sie andernorts pflegen, ist das, was Ihr Verarbeitungsverzeichnis bereits widerspiegelt.
Fragen, die DPOs vor einer Demo stellen
Deckt es das vollständige Verzeichnis nach Artikel 30 ab, einschliesslich Übermittlungen?
Kann ich unser bestehendes Verarbeitungsverzeichnis importieren?
Wie geht es mit mehreren Unternehmen und Einheiten um?
Muss ich jeden Eintrag einzeln nacheinander aktualisieren?
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Bereit, Ihr Verzeichnis nach Artikel 30 aktuell zu halten?
