Mantieni un registro ai sensi dell'articolo 30 che resta aggiornato man mano che cambi
Il registro si disallinea nel momento in cui qualcosa cambia
L'articolo 30 obbliga i titolari del trattamento e i responsabili del trattamento a tenere un registro di ogni attività di trattamento: finalità, base giuridica, categorie di dati, destinatari, trasferimenti e conservazione. L'obbligo è continuativo, ma la maggior parte dei registri è un foglio di calcolo compilato una sola volta che si disallinea nel momento in cui cambia un fornitore, un sistema o una regola di conservazione.
Quando un'autorità di controllo lo richiede, le lacune emergono nel momento peggiore: una base giuridica che non si applica più, un destinatario che nessuno ha documentato, un trasferimento senza alcuna garanzia registrata. Ricostruire la verità tra più società e unità organizzative diventa una corsa contro il tempo in vista dell'audit.
Il problema più difficile è la connessione. Un registro che non collega ogni attività ai suoi effettivi flussi di dati, fornitori e rischio ti dice ciò che hai dichiarato, non ciò che sta accadendo ora.
Cosa puoi fare con il registro dei trattamenti
- Acquisire ogni campo dell'articolo 30: nome, ruolo giuridico, informazioni sul titolare del trattamento, finalità e categorie di dati.
- Collegare i dati personali alla loro base giuridica, alle persone interessate e al piano di conservazione in un unico record.
- Mappare gli accessi interni e i destinatari esterni con la base giuridica del trasferimento per ogni destinatario internazionale.
- Valutare il rischio del trattamento nel contesto: definire scenari, determinare il rischio attuale e allegare piani di trattamento.
- Collegare in blocco gli scenari e aggiornare le TOM implementate su molti record contemporaneamente, non uno per uno.
- Importare ed esportare in JSON ed Excel con campi configurabili e condividere i record tra le società.
Cosa offre al tuo programma
- Pronto per l'audit in qualsiasi momento: i record sono collegati a flussi di dati e fornitori in tempo reale, così niente corse dell'ultimo minuto prima di un'ispezione.
- Tracciamento difendibile di base giuridica e conservazione: ogni attività porta con sé la propria base, i destinatari e la conservazione in un unico punto che puoi mostrare.
- Un rischio documentabile per ogni attività: scenari e piani di trattamento risiedono all'interno del record, non in un tracker separato.
- Manutenzione più rapida tra le entità: gli aggiornamenti in blocco di TOM e scenari sostituiscono la modifica manuale di centinaia di record.
- Continuità quando cambiano le strutture organizzative: la condivisione multi-società ricollega automaticamente i record, così le controllate restano allineate.
Realizzato per la conformità
Il DPMS ti aiuta a documentare gli obblighi specifici che disciplinano i registri dei trattamenti, mappati sull'articolo e sulla misura, mai genericamente sul "GDPR".
| Cosa fa il DPMS | Mappa su | Come |
|---|---|---|
| Tiene un registro di tutte le attività di trattamento | GDPR Art. 30(1) | Acquisizione a livello di campo di ogni elemento richiesto del record per attività |
| Documenta la base giuridica e le finalità per attività | GDPR Art. 6 / Art. 30(1)(b) | Base giuridica collegata a ogni finalità del trattamento e categoria di dati |
| Registra i destinatari e i trasferimenti internazionali | GDPR Capo V / Art. 30(1)(e) | Base giuridica del trasferimento acquisita per ogni destinatario esterno e fornitore |
| Supporta un sistema di gestione delle informazioni sulla privacy | ISO/IEC 27701 | Registri dei trattamenti collegati a flussi di dati, fornitori e misure |
| Supporta la governance della sicurezza del trattamento | NIS2 Art. 21 | Scenari di rischio e TOM implementate associate a ogni attività |
Perché Priverion
A differenza degli strumenti GRC generici, in cui il registro è un modulo statico, il tuo registro dei trattamenti vive all'interno di un'unica piattaforma per privacy e InfoSec. Ogni record è collegato in tempo reale a flussi di dati, fornitori, piani di conservazione, scenari di rischio e normative applicabili per giurisdizione, così una modifica in un punto si propaga senza reinserimenti.
La condivisione multi-società ricollega automaticamente i record quando cambia la tua struttura organizzativa, mantenendo aggiornati i registri delle controllate. L'integrazione è il fossato difensivo: lo stesso fornitore o rischio che gestisci altrove è quello che il tuo registro dei trattamenti già riflette.
Domande che i RPD pongono prima di una demo
Copre l'intero record dell'articolo 30, compresi i trasferimenti?
Posso importare il nostro registro dei trattamenti esistente?
Come gestisce più società ed entità?
Devo aggiornare ogni record uno alla volta?
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Pronto a mantenere aggiornato il tuo registro ai sensi dell'articolo 30?
