Mantenga un registro conforme al artículo 30 que se mantiene actualizado a medida que usted cambia
El registro se desactualiza en el momento en que algo cambia
El artículo 30 obliga a responsables y encargados a mantener un registro de cada actividad de tratamiento: sus fines, base jurídica, categorías de datos, destinatarios, transferencias y conservación. La obligación es continua, pero la mayoría de los registros son una hoja de cálculo puntual que se desactualiza en el momento en que cambia un proveedor, un sistema o una norma de conservación.
Cuando una autoridad de control lo solicita, las lagunas afloran en el peor momento: una base jurídica que ya no se aplica, un destinatario que nadie documentó, una transferencia sin garantía registrada. Reconstruir la realidad a través de varias empresas y unidades organizativas se convierte en una carrera contrarreloj de auditoría.
El problema más difícil es la conexión. Un registro que no vincula cada actividad con sus flujos de datos, proveedores y riesgo reales le indica lo que declaró, no lo que está ocurriendo ahora.
Qué puede hacer con el RAT
- Capturar cada campo del artículo 30: nombre, rol jurídico, información del responsable, fines y categorías de datos.
- Vincular los datos personales con su base jurídica, las personas afectadas y el plazo de conservación en un único registro.
- Mapear el acceso interno y los destinatarios externos con la base jurídica de la transferencia por cada destinatario internacional.
- Evaluar el riesgo del tratamiento en su contexto: definir escenarios, determinar el riesgo actual y adjuntar planes de tratamiento.
- Vincular escenarios por lotes y actualizar las medidas técnicas y organizativas implantadas en muchos registros a la vez, no registro por registro.
- Importar y exportar en JSON y Excel con campos configurables, y compartir registros entre empresas.
Qué aporta a su programa
- Listo para auditoría en todo momento: los registros se vinculan con flujos de datos y proveedores en vivo, por lo que no hay carreras de última hora antes de una inspección.
- Seguimiento defendible de la base jurídica y la conservación: cada actividad incorpora su base, sus destinatarios y su conservación en un único lugar que puede mostrar.
- Riesgo que puede evidenciar por actividad: los escenarios y los planes de tratamiento residen dentro del registro, no en un seguimiento aparte.
- Mantenimiento más rápido entre entidades: las actualizaciones por lotes de medidas técnicas y organizativas y de escenarios sustituyen la edición manual de cientos de registros.
- Continuidad cuando cambian las estructuras organizativas: el uso compartido entre varias empresas revincula los registros automáticamente, de modo que las filiales se mantienen alineadas.
Diseñado para el cumplimiento
DPMS le ayuda a evidenciar las obligaciones concretas que rigen los registros de tratamiento, asignadas al artículo y a la medida, nunca a «el RGPD» en general.
| Qué hace DPMS | Se corresponde con | Cómo |
|---|---|---|
| Mantiene un registro de todas las actividades de tratamiento | RGPD art. 30(1) | Captura a nivel de campo de cada elemento obligatorio del registro por actividad |
| Documenta la base jurídica y los fines por actividad | RGPD art. 6 / art. 30(1)(b) | Base jurídica vinculada a cada fin de tratamiento y categoría de datos |
| Registra destinatarios y transferencias internacionales | RGPD cap. V / art. 30(1)(e) | Base jurídica de la transferencia capturada por cada destinatario externo y proveedor |
| Da soporte a un sistema de gestión de la información de privacidad | ISO/IEC 27701 | Registros de tratamiento vinculados con flujos de datos, proveedores y medidas |
| Da soporte a la gobernanza de la seguridad del tratamiento | NIS2 art. 21 | Escenarios de riesgo y medidas técnicas y organizativas implantadas asociadas a cada actividad |
Por qué Priverion
A diferencia de las herramientas de GRC genéricas, donde el registro es un formulario estático, su RAT vive dentro de una única plataforma de privacidad e InfoSec. Cada registro se vincula en vivo con flujos de datos, proveedores, plazos de conservación, escenarios de riesgo y normativa aplicable por jurisdicción, de modo que un cambio en un punto se propaga sin volver a teclear nada.
El uso compartido entre varias empresas revincula los registros automáticamente cuando cambia su estructura organizativa, manteniendo actualizados los registros de las filiales. La integración es la ventaja competitiva: el mismo proveedor o riesgo que usted mantiene en otro lugar es el que su RAT ya refleja.
Preguntas que hacen los DPD antes de una demostración
¿Cubre el registro completo del artículo 30, incluidas las transferencias?
¿Puedo importar nuestro RAT existente?
¿Cómo gestiona varias empresas y entidades?
¿Tengo que actualizar cada registro de uno en uno?
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¿Listo para mantener actualizado su registro del artículo 30?
