Dokumentieren Sie die Rechtsgrundlage für jede Verarbeitungstätigkeit
Eine Grundlage, die Sie nicht rekonstruieren können, übersteht kein Audit
Nach DSGVO Art. 6(1) benötigt jede Verarbeitungstätigkeit eine Rechtsgrundlage — und Art. 30(1)(c) verlangt, dass Sie diese dokumentieren. In der Praxis steckt diese Grundlage im Kopf einer Person, in einer veralteten Tabellenzelle oder in einer Freitextnotiz, die nicht standhält, wenn eine Aufsichtsbehörde nachfragt.
Das Problem verschärft sich über Rechtsordnungen hinweg. Dieselbe Tätigkeit kann sich in einem Land auf die Einwilligung stützen, in einem anderen auf berechtigte Interessen und dort, wo ein anderes Regelwerk gilt, auf eine andere gesetzliche Grundlage. Ein einzelnes Dropdown kann das nicht abbilden, und die manuelle Zuordnung weicht in dem Moment ab, in dem sich die Verarbeitung ändert.
Wenn eine Prüfung ansteht, lautet die Frage nicht, ob Sie eine Grundlage haben — sondern ob Sie pro Tätigkeit und pro Rechtsordnung darlegen können, welche und warum.
Was Sie mit dem Rechtsgrundlagenregister tun können
- Definieren Sie die sechs standardisierten DSGVO-Grundlagen — Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung, lebenswichtige Interessen, öffentliche Aufgabe, berechtigte Interessen — sowie regelwerkspezifische Grundlagen.
- Ordnen Sie jede Grundlage den anwendbaren Gesetzen zu je nach Rechtsordnung, sodass die richtige Grundlage der richtigen Region zugeordnet wird.
- Verknüpfen Sie mehrere Grundlagen mit einer Tätigkeit und verfolgen Sie, welche Kombinationen bei internationalen Uebermittlungen gelten.
- Dokumentieren Sie jede Grundlage mit einer Beschreibung und Verweisen auf Ihre Belege.
- Filtern Sie nicht anwendbare Grundlagen bei Uebermittlungen heraus, damit die Auswahl korrekt bleibt, wenn sich Tätigkeiten ändern.
- Importieren und exportieren Sie Grundlagendefinitionen über Unternehmen hinweg, um die Dokumentation mehrerer Einheiten konsistent zu halten.
Was es Ihrem Programm bringt
- Antworten Sie der Aufsichtsbehörde pro Tätigkeit — zeigen Sie die Rechtsgrundlage und deren Rechtsordnung, ohne sie unter Zeitdruck rekonstruieren zu müssen.
- Reduzieren Sie Fehler bei Grundlagen — das Herausfiltern nicht anwendbarer Grundlagen bei Uebermittlungen hält die Auswahl korrekt, wenn sich die Verarbeitung ändert.
- Bleiben Sie grenzüberschreitend belastbar — mehrere Grundlagen pro Tätigkeit erfassen die Realität über Rechtsordnungen hinweg, statt sie zu vereinfachen.
- Halten Sie Einheiten im Einklang — Import und Export tragen konsistente Definitionen über Unternehmen hinweg, sodass die Dokumentation nicht auseinanderläuft.
Für Compliance entwickelt
DPMS hilft Ihnen, die konkreten Pflichten zu belegen, die für die Rechtsgrundlage gelten — zugeordnet zu Artikel und Massnahme, niemals nur zu "der DSGVO".
| Was DPMS leistet | Zuordnung zu | Wie |
|---|---|---|
| Dokumentiert die Rechtsgrundlage pro Verarbeitungstätigkeit | DSGVO Art. 6(1) | Standardisierte Grundlagen, pro Tätigkeit auswählbar und dokumentiert |
| Erfasst die Rechtsgrundlage als Element der Dokumentation | DSGVO Art. 30(1)(c) | Grundlage zu jeder Tätigkeit gespeichert, mit Beschreibungen und Belegverweisen |
| Dokumentiert Grundlagen für Daten besonderer Kategorien | DSGVO Art. 9 | Ein eigener Registerzweig für Bedingungen besonderer Kategorien, einschliesslich ausdrücklicher Einwilligung |
Warum Priverion
Das Register ist keine eigenständige Liste. Es lebt in einer einheitlichen Plattform für Datenschutz und InfoSec, sodass die von Ihnen dokumentierte Grundlage ohne erneute Erfassung in Ihr Verarbeitungsverzeichnis (ROPA) fliesst. Anders als universelle GRC-Werkzeuge, die ein einzelnes Grundlagenfeld bieten, ermöglicht Priverion, mehrere Grundlagen pro Tätigkeit zu verknüpfen und sie den anwendbaren Gesetzen je Rechtsordnung zuzuordnen — die Struktur, die regulierte Organisationen mit mehreren Einheiten tatsächlich benötigen. Genau diese Integration über Ihre Dokumentation hinweg ist der Teil, der schwer zu kopieren ist.
Fragen, die Datenschutzbeauftragte vor einer Demo stellen
Kann eine Tätigkeit mehr als eine Rechtsgrundlage haben?
Deckt es Regelwerke über die DSGVO hinaus ab?
Wie reduziert es manuelle Fehler bei Uebermittlungen?
Können wir Definitionen über unsere Einheiten hinweg teilen?
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Bereit, für jede Tätigkeit eine belastbare Grundlage zu dokumentieren?
