Belastbare Aufbewahrungs- und Löschfristen durchsetzen
Abgelaufene Begründungen werden unbemerkt zu unrechtmässiger Aufbewahrung
Die Speicherbegrenzung ist ein Grundsatz, keine Empfehlung. Nach DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e dürfen Sie personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich aufbewahren — und müssen belegen, warum jede Aufbewahrungsfrist besteht und wann die Frist zu laufen beginnt. Wenn eine Aufsichtsbehörde fragt «Warum bewahren Sie das noch auf?», muss die Antwort dokumentiert, zurechenbar und aktuell sein.
In der Praxis stecken Aufbewahrungsregeln in verstreuten Tabellen, juristischen Memos und einzelnen Köpfen. Fristen werden uneinheitlich ausgedrückt. Die Verknüpfung zwischen einer Regel — «fünf Jahre nach Vertragsende» — und der Verarbeitungstätigkeit, die sie regelt, ist nur selten schriftlich festgehalten.
Löschfristen verstreichen dann unbemerkt, und abgelaufene Begründungen werden unbemerkt zu unrechtmässiger Aufbewahrung.
Was Sie mit Aufbewahrungs- & Löschfristen tun können
- Aufbewahrungsfristen definieren in Tagen, Wochen, Monaten, Jahren oder als feste Zeitpunkte.
- Reale Regeln ausdrücken wie «fünf Jahre nach Vertragsende» mit mehrbedingungsbasierter Logik statt starrer Laufzeiten.
- Die rechtliche Grundlage dokumentieren hinter jeder Frist: Gesetz, Vertrag oder interne Richtlinie.
- Jede Frist zuordnen zu Aufbewahrungskategorien und Datensatztypen für eine einheitliche Klassifizierung.
- Fristen mit Verarbeitungstätigkeiten verknüpfen, sodass Pflichten dort nachverfolgt werden, wo die Daten tatsächlich liegen.
- Aufbewahrungsdefinitionen importieren aus externen Quellen wie Filerskeeper, mit automatischer Deduplizierung.
Was es Ihrem Programm bringt
- Eine Speicherbegrenzung, die Sie verteidigen können — jede Frist trägt ihre Rechtsgrundlage und ihren Auslöser für den Fristbeginn, bereit für eine Prüfung.
- Keine stillen Fristüberschreitungen mehr — an Tätigkeiten gekoppelte Fristen machen Löschtermine sichtbar statt verborgen.
- Schnellere Einrichtung zu geringeren Kosten — importieren Sie bestehende Aufbewahrungskataloge, statt sie von Hand neu aufzubauen.
- Klare Verantwortlichkeit — zugewiesene Organisationseinheiten und verantwortliche Personen geben jeder Regel einen Eigentümer.
- Auditfähige Aufzeichnungen — eine personenbezogene Änderungshistorie zeigt, wer jede Frist festgelegt oder angepasst hat und wann.
Für Compliance gebaut
Aufbewahrungsregeln werden direkt auf die Pflichten abgebildet, gegen die Ihre Auditoren prüfen.
| Was das DPMS leistet | Bezug zu | Wie |
|---|---|---|
| Dokumentiert, wie lange jede Datenkategorie aufbewahrt wird und warum | DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e | Periodenbasierte Regeln mit rechtlichem Bezug und Kategoriezuordnung |
| Verknüpft Aufbewahrungspflichten mit Verarbeitungstätigkeiten | DSGVO Art. 30 Abs. 1 | Fristen, referenziert aus den zugehörigen Aufbewahrungstabellen des Verarbeitungsverzeichnisses |
| Belegt die Kontrolle über Aufbewahrungsdatensätze | ISO/IEC 27701 | Versionierte Fristen mit personenbezogener Änderungshistorie |
| Unterstützt die Steuerung des Informationslebenszyklus | NIS2 Art. 21 | Zuweisung von Organisationseinheit und verantwortlicher Person je Frist |
Warum Priverion
Anders als allgemeine GRC-Tools stehen Aufbewahrungs- & Löschfristen nicht isoliert da. Jede Regel ist mit den Aufbewahrungstabellen Ihres Verarbeitungsverzeichnisses verknüpft, sodass eine einmal definierte Frist die Pflichtenverfolgung für die von ihr geregelten Tätigkeiten antreibt — kein erneutes Erfassen, keine Abweichung zwischen Ihren Aufzeichnungen und Ihrem Aufbewahrungskatalog.
Importieren Sie bestehende Definitionen aus Quellen wie Filerskeeper, deduplizieren Sie sie beim Import und behalten Sie alles innerhalb einer einheitlichen Plattform für Datenschutz und Informationssicherheit.
Fragen, die Datenschutzbeauftragte vor einer Demo stellen
Kann ich Regeln wie «X Jahre nach Vertragsende» ausdrücken und nicht nur feste Fristen?
Lässt sich das mit meinem Verarbeitungsverzeichnis verbinden?
Kann ich unseren bestehenden Aufbewahrungskatalog importieren?
Wer kann sehen, wer eine Aufbewahrungsfrist geändert hat?
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Bereit, Ihre Aufbewahrungspflichten auf eine belastbare Grundlage zu stellen?
