Kennen Sie jeden Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter, der mit Ihren Daten in Berührung kommt
Der Lieferantenstatus driftet auseinander, sobald sich ein Vertrag ändert
Nach Art. 28 DSGVO sind Sie für jeden Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter verantwortlich, der Personendaten bearbeitet — und Sie müssen dies belegen können. Doch der Lieferantenstatus lebt meist in Tabellen, Beschaffungstools und E-Mail-Verläufen, die auseinanderdriften, sobald sich ein Vertrag ändert.
Unterauftragsverarbeiter-Beziehungen sind der schwierigste Teil. Ein Auftragsverarbeiter tauscht einen nachgelagerten Anbieter aus, Ihre Aufzeichnungen erfassen das nicht, und die Kontakte zu Datenschutzbeauftragten veralten. Wenn eine Prüfung oder ein Antrag einer betroffenen Person eintrifft, können Sie nicht mit Sicherheit sagen, wer was in welcher Rolle und unter welchem Vertrag bearbeitet.
Das Versagen vollzieht sich leise: eine immer grössere Lücke zwischen dem, was Ihr Register aussagt, und dem, was Ihre Lieferkette tatsächlich tut.
Was Sie mit dem Lieferanten- und Drittparteien-Register tun können
- Klassifizieren Sie jeden Lieferanten nach seiner DSGVO-Rolle — Auftragsverarbeiter, Verantwortlicher, gemeinsam Verantwortlicher — im Datenmodell, nicht als Freitext.
- Halten Sie Lieferanten- und Datenschutzbeauftragten-Kontakte getrennt und aktuell in einem Stammdatensatz pro Drittpartei.
- Verknüpfen Sie mehrere Vertreter mit einem Lieferanten für präzise Ansprechpartner.
- Kennzeichnen und verfolgen Sie nachgelagerte Unterauftragsverarbeiter, damit Änderungen in Ihren Aufzeichnungen sichtbar werden.
- Versionieren Sie jede Änderung des Lieferantentyps über einen Workflow mit den Stufen Entwurf, aktiv, Prüfung und inaktiv.
- Teilen Sie Lieferantendatensätze über Gesellschaften hinweg in Ihrem Konzern aus einer einzigen Quelle.
Was es Ihrem Programm bringt
- Beantworten Sie „Wer sind Ihre Auftragsverarbeiter?" in Minuten — die Rolle ist ein strukturiertes Feld, sodass Sie filtern, statt über mehrere Systeme hinweg zu suchen.
- Halten Sie Unterauftragsverarbeiter-Aufzeichnungen aktuell — die nachgelagerte Verfolgung beseitigt den manuellen Abgleich, der Aufzeichnungen veralten lässt.
- Verteidigen Sie Ihre Position nach Art. 28 mit versionierten Rollenklassifizierungen und einer vollständigen Änderungshistorie pro Lieferant.
- Reduzieren Sie Doppelungen über Gesellschaften hinweg — das Teilen im Konzern bedeutet einen gepflegten Lieferantendatensatz statt eines je Gesellschaft.
- Wissen Sie stets, wen Sie kontaktieren müssen dank getrennt gepflegter Angaben zu Datenschutzbeauftragten und Vertretern.
Für Compliance entwickelt
DPMS unterstützt Sie dabei, die spezifischen Pflichten zu belegen, die Ihr Drittparteien-Register regeln — zugeordnet zum Artikel und zur Massnahme, niemals nur zur „DSGVO".
| Was DPMS leistet | Zugeordnet zu | Wie |
|---|---|---|
| Erfasst Auftragsverarbeiter und ihre Rolle in der Bearbeitung | Art. 28 DSGVO | DSGVO-Rollenklassifizierung pro Lieferant, mit Verfolgung nachgelagerter Unterauftragsverarbeiter |
| Dokumentiert Kategorien von Empfängern von Personendaten | Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO | Lieferanten-Stammdatensätze, verknüpft mit Ihren Verarbeitungstätigkeiten |
| Belegt die Kontrolle über das Lieferantenregister | Ausgerichtet an ISO 27701 | Status-Workflow, versionierte Typänderungen und Audit-Trail für Erstellung/Aktualisierung |
Warum Priverion
Anders als bei universellen GRC-Tools lebt das Lieferantenregister innerhalb einer einheitlichen Plattform für Datenschutz und Informationssicherheit. Die Rolle, die Sie einem Lieferanten zuweisen — und die Unterauftragsverarbeiter, die Sie ihm gegenüber verfolgen — fliessen ohne erneute Erfassung in Ihr Verarbeitungsverzeichnis und Ihre Risikodatensätze ein. Die Rolle ist im Datenmodell verankert statt ein Freitext-Etikett, sodass ein „Auftragsverarbeiter" abfragbar, berichtsfähig und über jede Gesellschaft Ihres Konzerns hinweg konsistent ist. Genau diese Integration lässt sich von Mitbewerbern nicht ohne Weiteres kopieren.
Fragen, die Datenschutzbeauftragte vor einer Demo stellen
Unterscheidet das System Auftragsverarbeiter von Verantwortlichen und gemeinsam Verantwortlichen?
Wie geht das System mit Unterauftragsverarbeitern um?
Können wir Lieferanten über mehrere Konzerngesellschaften hinweg verwalten?
Gibt es einen Audit-Trail für Lieferantenänderungen?
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Bereit, Ihr Drittparteien-Register unter Kontrolle zu bringen?
