Aufbewahrungspläne aus einem verbindlichen Register importieren
Von Hand gepflegte Aufbewahrungsfristen entfernen sich vom Gesetz
Die Speicherbegrenzung nach DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e verlangt für jede Datenkategorie in jedem Rechtsraum, in dem Sie tätig sind, eine belastbare Aufbewahrungsfrist. Diese Fristen gehen in die Hunderte, und sie ändern sich, wenn sich die Gesetze ändern.
Von Hand gepflegt, entfernt sich das Register davon. Eine vor zwei Jahren erfasste Frist entspricht nicht mehr dem Gesetz, auf dem sie beruhte, und niemand bemerkt es, bis ein Audit oder ein Löschstreit es zutage fördert.
Der erneute Import aus externen Systemen schafft dann ein eigenes Problem: doppelte Einträge, die das Register aufblähen und verschleiern, welche Regel verbindlich ist.
Was Sie mit der Filerskeeper-Integration tun können
- Aufbewahrungs- und Löschregeln importieren aus Filerskeeper in Ihre Aufbewahrungspläne.
- Die geltenden Rechtsräume auswählen, sodass Sie nur die für Ihre Einheiten relevanten Regeln übernehmen.
- Beim Import deduplizieren, sodass ein erneuter Abgleich Ihre Aufbewahrungsdefinitionen nie doppelt anlegt.
- Filerskeeper-Zugangsdaten einmalig speichern – verschlüsselt, innerhalb der Compliance-Einstellungen.
- Zugangsdaten mit importierten Daten abgleichen bei jedem Speichern und Bearbeiten, damit Verbindung und Regeln im Einklang bleiben.
- Die Integration aktivieren oder deaktivieren mit einem einzigen Schalter, wenn sich Ihre Bezugsvereinbarung ändert.
Was es Ihrem Programm bringt
- Belastbare Aufbewahrungsfristen aus einem rechtlich gepflegten Register – keine Schätzung in einer Tabelle, sondern eine Grundlage, die Sie einer Prüfinstanz vorlegen können.
- Ein Register, das aktuell bleibt, während die verbindliche Quelle aktualisiert wird, statt zwischen Prüfungen unbemerkt zu veralten.
- Ein eindeutiger Aufbewahrungsplan – die Deduplizierung beim Import bedeutet, dass jede Löschregel genau eine verbindliche Definition hat.
- Stunden manueller Erfassung entfallen – Sie importieren Regelsätze je Rechtsraum, statt sie einzeln einzutippen.
Für Compliance entwickelt
Die Regeln, die Sie importieren, lassen sich direkt den Pflichten zuordnen, gegen die Ihre Prüfinstanzen testen.
| Was DPMS leistet | Zuordnung zu | Wie |
|---|---|---|
| Importiert verbindliche Aufbewahrungs- und Löschfristen | DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e | Regeln je Rechtsraum aus Filerskeeper in Aufbewahrungspläne übernommen |
| Speist dokumentierte Aufbewahrungsfristen in Verarbeitungsverzeichnisse ein | DSGVO Art. 30 Abs. 1 lit. f | Importierte Pläne liefern die vorgesehenen Fristen in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis |
| Hält das Aufbewahrungsregister sauber und nachvollziehbar | DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e | Deduplizierung beim Import plus benutzerbezogener Änderungsverlauf je Aufbewahrungsplan |
Warum Priverion
Anders als bei einer eigenständigen Aufbewahrungstabelle oder einem allgemeinen GRC-Tool stehen die hier importierten Regeln nicht für sich allein. Sie leben in derselben Plattform wie Ihr Verarbeitungsverzeichnis, Ihre DSFA und Ihre Lieferantendaten, sodass eine importierte Aufbewahrungsfrist in die Verarbeitungstätigkeiten einfliesst, die von ihr abhängen – ohne erneutes Erfassen. Die Filerskeeper-Integration liefert Ihnen eine verbindliche externe Quelle; die einheitliche Plattform macht diese Quelle überall dort nutzbar, wo Aufbewahrung zählt.
Fragen, die Datenschutzbeauftragte vor einer Demo stellen
Ersetzt dies meine Arbeit an der Aufbewahrungsrichtlinie?
Was passiert, wenn ich dieselben Regeln zweimal importiere?
Benötige ich ein Filerskeeper-Konto?
Kann ich steuern, welche Rechtsräume importiert werden?
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Bereit, Aufbewahrung belastbar zu halten?
