Ein Katalog jeder Kategorie personenbezogener Daten, die Sie verarbeiten
Dieselbe Datenkategorie, dreifach benannt
Wenn eine Aufsichtsbehörde fragt, welche personenbezogenen Daten Sie tatsächlich verarbeiten, liegt die ehrliche Antwort oft verstreut über ein Dutzend Tabellen, Aufnahmeformulare und Teamkonventionen. Dieselbe Kategorie — etwa Gesundheitsdaten — wird auf drei verschiedene Arten benannt und von einer Tätigkeit zur nächsten uneinheitlich klassifiziert.
Diese Inkonsistenz ist nicht nur kosmetischer Natur. Besondere Kategorien nach DSGVO Art. 9 erfordern einen erhöhten Schutz, und Sie können keine Massnahmen auf Daten anwenden, die Sie nicht kohärent katalogisiert haben. Eine Kategorie, die in einem System ergänzt wird, erreicht nie das Verzeichnis, das ein Prüfer einsieht.
Ueber internationale Entitäten hinweg verschärft sich das Problem: Jeder Betrieb führt seine eigene Liste, in seiner eigenen Sprache, und sie driften mit jedem Quartal weiter auseinander.
Was Sie mit dem Verzeichnis personenbezogener Daten tun können
- Definieren Sie Kategorien personenbezogener Daten, einschliesslich besonderer Kategorien wie Gesundheits- und biometrischen Daten, an einem Ort.
- Verknüpfen Sie jede Kategorie mit ihren Verarbeitungstätigkeiten und sehen Sie, welche Tätigkeiten auf sie angewiesen sind.
- Taggen und klassifizieren Sie Daten nach der eigenen Taxonomie Ihrer Organisation, nicht nur nach vordefinierten Standards.
- Uebersetzen Sie Kategoriebeschreibungen automatisch, sodass Klassifizierungen über jede Sprache hinweg, in der Sie tätig sind, konsistent lesbar sind.
- Greifen Sie für Altdatensätze auf vordefinierte Standards zurück und halten Sie ältere Daten abrufbar, während sich Ihr Katalog weiterentwickelt.
- Exportieren Sie das vollständige Verzeichnis als JSON oder Excel für Prüfer, Prüfungen oder nachgelagerte Systeme.
Was es Ihrem Programm bringt
- Beantworten Sie "welche Daten verarbeiten wir" in Minuten — statt eines mehrtägigen Tabellenabgleichs vor einer Prüfung.
- Wenden Sie einen erhöhten Schutz konsistent an, weil besondere Kategorien einmal katalogisiert und überall dort sichtbar sind, wo sie verwendet werden.
- Halten Sie internationale Entitäten abgestimmt — änderungsverwaltetes Teilen verteilt eine Definition über alle Unternehmen, statt lokale Listen auseinanderdriften zu lassen.
- Reichen Sie Prüfern einen strukturierten, exportierbaren Datensatz statt eines Screenshots der Arbeitsdatei einer einzelnen Person.
Für Compliance entwickelt
Diese Referenzen ordnen die Funktion konkreten Pflichten zu. Das DPMS unterstützt Sie und hilft Ihnen, diese nachzuweisen — es ersetzt nicht Ihre rechtliche Bewertung.
| Was das DPMS leistet | Bezug zu | Wie |
|---|---|---|
| Katalogisiert Datenkategorien je Verarbeitungstätigkeit | DSGVO Art. 30(1)(c) | Jede Tätigkeit ist mit den von ihr verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten verknüpft |
| Kennzeichnet besondere Kategorien für eine erhöhte Behandlung | DSGVO Art. 9 | Eigene Klassifizierung für Gesundheits-, biometrische und andere besondere Daten |
| Pflegt ein kontrolliertes Verzeichnis personenbezogener Daten | ISO 27701 | Zentraler Katalog mit Tagging und änderungsverwaltetem Teilen |
Warum Priverion
Anders als eine eigenständige Tabelle oder ein universelles GRC-Tool ist dieses Verzeichnis die einzige Quelle, die Ihr Verarbeitungsverzeichnis, Ihre Bewertungen berechtigter Interessen und Ihre DSFAs speist. Definieren Sie eine Kategorie einmal, und sie fliesst in jede Tätigkeit, Bewertung und jedes Verzeichnis, das sie referenziert — ohne erneute Eingabe, ohne Abweichung. Vordefinierte und individuelle Kategorien stehen nebeneinander, mit integrierter automatischer Uebersetzung, sodass ein Katalog über jede Entität und Sprache hinweg, in der Sie tätig sind, korrekt bleibt.
Fragen, die Datenschutzbeauftragte vor einer Demo stellen
Ist das Verzeichnis mit unseren Verarbeitungsverzeichnis- und DSFA-Einträgen verbunden?
Können wir eigene Kategorien definieren oder nur vordefinierte?
Wie funktioniert das über mehrere Unternehmen oder Entitäten hinweg?
Können wir unsere Daten wieder herausbekommen?
Verwandte Fähigkeiten entdecken
Bereit, jede Kategorie personenbezogener Daten an einem Ort zu katalogisieren?
