Importe plazos de conservación desde un registro autorizado
Los periodos de conservación mantenidos a mano se alejan de la ley
La limitación del plazo de conservación en virtud del art. 5(1)(e) del RGPD exige un periodo de conservación defendible para cada categoría de datos, en cada jurisdicción en la que opera. Esos periodos se cuentan por cientos y cambian a medida que cambian las leyes.
Mantenido a mano, el registro se desvía. Un periodo introducido hace dos años ya no se corresponde con la ley en la que se basaba, y nadie lo nota hasta que una auditoría o una disputa por supresión lo saca a la luz.
La reimportación desde sistemas externos genera entonces su propio problema: entradas duplicadas que inflan el registro y ocultan cuál es la regla autorizada.
Lo que puede hacer con la integración de Filerskeeper
- Importar reglas de conservación y supresión desde Filerskeeper a sus plazos de conservación.
- Seleccionar las jurisdicciones que aplican, para importar solo las reglas relevantes para sus entidades.
- Eliminar duplicados en la importación para que la resincronización nunca duplique sus definiciones de conservación.
- Almacenar las credenciales de Filerskeeper una sola vez, cifradas, dentro de la configuración de cumplimiento.
- Conciliar las credenciales con los datos importados en cada guardado y edición, manteniendo la conexión y las reglas sincronizadas.
- Activar o desactivar la integración con un único interruptor cuando cambie su acuerdo de aprovisionamiento.
Lo que aporta a su programa
- Periodos de conservación defendibles obtenidos de un registro mantenido legalmente: no una conjetura en una hoja de cálculo, sino una base que puede mostrar a un auditor.
- Un registro que se mantiene al día a medida que se actualiza la fuente autorizada, en lugar de desviarse en silencio entre inspecciones.
- Un plazo inequívoco: la eliminación de duplicados en la importación implica que cada regla de supresión tiene una única definición autorizada.
- Horas de introducción manual eliminadas: importa conjuntos de reglas por jurisdicción en lugar de teclearlas una a una.
Diseñado para el cumplimiento
Las reglas que importa se corresponden directamente con las obligaciones que sus auditores ponen a prueba.
| Qué hace DPMS | Se corresponde con | Cómo |
|---|---|---|
| Importa periodos de conservación y supresión autorizados | RGPD art. 5(1)(e) | Reglas por jurisdicción importadas desde Filerskeeper a los plazos de conservación |
| Inserta los periodos de conservación documentados en los registros de tratamiento | RGPD art. 30(1)(f) | Los plazos importados aportan los plazos previstos en su registro de tratamientos |
| Mantiene el registro de conservación limpio y atribuible | RGPD art. 5(1)(e) | Eliminación de duplicados en la importación más historial de cambios atribuido al usuario en cada plazo |
Por qué Priverion
A diferencia de una hoja de cálculo de conservación independiente o una herramienta GRC de propósito general, las reglas que importa aquí no quedan aisladas. Residen en la misma plataforma que su registro de tratamientos, sus EIPD y sus registros de proveedores, por lo que un periodo de conservación importado fluye hacia las actividades de tratamiento que dependen de él, sin volver a teclear. La integración de Filerskeeper le ofrece una fuente externa autorizada; la plataforma unificada hace que esa fuente sea útil allá donde la conservación importa.
Preguntas que hacen los DPD antes de una demo
¿Sustituye esto el trabajo de mi política de conservación?
¿Qué ocurre si importo las mismas reglas dos veces?
¿Necesito una cuenta de Filerskeeper?
¿Puedo controlar qué jurisdicciones se importan?
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¿Listo para mantener la conservación defendible?
