Faites respecter des échéances de conservation et de suppression défendables
Des justifications expirées deviennent discrètement une conservation illicite
La limitation de la conservation est un principe, pas une suggestion. En vertu de l'art. 5, par. 1, let. e du RGPD, vous ne devez conserver les données personnelles que le temps nécessaire — et démontrer pourquoi chaque durée de conservation existe et quand le compteur démarre. Lorsqu'une autorité de surveillance demande « Pourquoi détenez-vous encore ces données ? », la réponse doit être documentée, attribuable et à jour.
En pratique, les règles de conservation se trouvent dans des tableurs éparpillés, des notes juridiques et des mémoires individuelles. Les durées sont exprimées de manière incohérente. Le lien entre une règle — « cinq ans après la fin du contrat » — et l'activité de traitement qu'elle régit est rarement consigné par écrit.
Les échéances de suppression passent alors inaperçues, et des justifications expirées deviennent discrètement une conservation illicite.
Ce que vous pouvez faire avec les calendriers de conservation et de suppression
- Définir des durées de conservation en jours, semaines, mois, années ou dates fixes.
- Exprimer des règles concrètes comme « cinq ans après la fin du contrat » au moyen d'une logique multi-conditions, et pas de simples durées fixes.
- Documenter la référence juridique derrière chaque durée : loi, contrat ou politique interne.
- Associer chaque calendrier à des catégories de conservation et à des types d'enregistrement pour une classification cohérente.
- Relier les calendriers aux activités de traitement afin que les obligations suivent l'endroit où résident réellement les données.
- Importer des définitions de conservation depuis des sources externes telles que Filerskeeper, avec déduplication automatique.
Ce que cela apporte à votre programme
- Une limitation de la conservation que vous pouvez défendre — chaque durée porte sa base légale et son déclencheur de départ, prête pour une inspection.
- Fini les dépassements silencieux — des calendriers rattachés aux activités rendent les échéances de suppression visibles, plutôt qu'enfouies.
- Une mise en place plus rapide à moindre coût — importez vos catalogues de conservation existants au lieu de les reconstruire à la main.
- Une responsabilité claire — les unités organisationnelles et les personnes responsables attribuées donnent un propriétaire à chaque règle.
- Des enregistrements prêts pour l'audit — l'historique des modifications attribué aux utilisateurs montre qui a défini ou amendé chaque durée, et quand.
Conçu pour la conformité
Les règles de conservation correspondent directement aux obligations que vos auditeurs contrôlent.
| Ce que fait le DPMS | Correspond à | Comment |
|---|---|---|
| Documente la durée de conservation de chaque catégorie de données et la raison | RGPD art. 5, par. 1, let. e | Règles fondées sur des périodes avec référence juridique et association de catégories |
| Relie les obligations de conservation aux activités de traitement | RGPD art. 30, par. 1 | Calendriers référencés depuis les tableaux de conservation du registre des traitements concerné |
| Démontre la maîtrise des enregistrements de conservation | ISO/IEC 27701 | Calendriers versionnés avec historique des modifications attribué aux utilisateurs |
| Soutient la gouvernance du cycle de vie de l'information | NIS2 art. 21 | Attribution d'une unité organisationnelle et d'une personne responsable par calendrier |
Pourquoi Priverion
Contrairement aux outils GRC génériques, les calendriers de conservation et de suppression ne fonctionnent pas en silo. Chaque règle se rattache aux tableaux de conservation de votre registre des traitements : une durée définie une seule fois pilote ainsi le suivi des obligations pour les activités qu'elle régit — sans ressaisie, sans écart entre vos enregistrements et votre catalogue de conservation.
Importez des définitions existantes depuis des sources comme Filerskeeper, dédupliquez-les à l'entrée et conservez l'ensemble au sein d'une plateforme unifiée de protection des données et de sécurité de l'information.
Les questions que posent les DPD avant une démo
Puis-je exprimer des règles comme « X années après la fin du contrat », et pas uniquement des durées fixes ?
Cela se connecte-t-il à mon registre des activités de traitement ?
Puis-je importer notre catalogue de conservation existant ?
Qui peut voir qui a modifié une durée de conservation ?
Découvrez les capacités associées
Prêt à placer vos obligations de conservation sur des bases défendables ?
