Ein verwaltetes Zuhause für jede Richtlinie – mit integriertem Freigabenachweis
Richtlinien veralten in dem Moment, in dem sie freigegeben werden
Richtlinien sind das Rückgrat Ihres Managementsystems, und doch beginnen sie in dem Moment zu veralten, in dem sie freigegeben werden. Word-Dateien liegen auf gemeinsam genutzten Laufwerken, welche die «aktuelle» Version ist, kann niemand sicher sagen, und die benannte verantwortliche Person hat das Unternehmen zwei Reorganisationen früher verlassen.
Wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Zertifizierungsauditor Ihre Informationssicherheitsrichtlinie verlangt – und den Nachweis, dass sie geprüft und freigegeben wurde –, durchsuchen Sie E-Mail-Verläufe nach einer Freigabe, die womöglich nie dokumentiert wurde.
Der schwierige Teil ist nicht, die Richtlinie zu schreiben. Es ist, sie aktuell zu halten, zu wissen, wer für sie verantwortlich ist, ihre Freigabe nachzuweisen und aufzuzeigen, wie sie mit den Massnahmen und Prozessen verbunden ist, die sie regelt.
Was Sie mit dem Dokumenten- & Richtlinienmanagement tun können
- Speichern Sie jede Richtlinie und jedes Dokument in einem zentralen Repository mit Ihrer eigenen Kategorisierung.
- Weisen Sie jedem Dokument eine verantwortliche Person zu, damit die Zuständigkeit nie unklar ist.
- Verfolgen Sie den Status über einen Lebenszyklus anhand anpassbarer Statuswerte, die Sie selbst definieren.
- Gliedern Sie nach Organisationseinheit und Dokumenttyp, um schnell und gezielt zu finden.
- Verknüpfen Sie Dokumente mit Aufgaben, Projekten, Assessments und Meetings, damit Richtlinien direkt neben der Arbeit stehen, die sie regeln.
- Führen Sie Freigabe- und Abnahme-Workflows durch, die festhalten, wer was wann freigegeben hat.
Was es Ihrem Programm bringt
- Kennen Sie stets die aktuelle Version – die Versionshistorie beendet die Frage «Welche Datei gilt?».
- Auditfähige Nachweise auf Abruf – die Freigabe- und Abnahmehistorie wird erfasst, nicht rekonstruiert.
- Klare Verantwortlichkeit – jede Richtlinie hat eine benannte verantwortliche Person, die dafür einsteht, sie aktuell zu halten.
- Richtlinien, die Massnahme belegen – direkte Verknüpfungen machen aus einem Dokument einen Nachweis für die Massnahmen, die es stützt.
- Weniger manuelle Pflege – Sammeloperationen sowie Import/Export halten grosse Richtliniensätze handhabbar.
Für Compliance entwickelt
DPMS hilft Ihnen, genau die Pflichten nachzuweisen, die für Richtlinien und dokumentierte Informationen gelten – zugeordnet zu Artikel und Massnahme, nicht pauschal zu «der DSGVO».
| Was DPMS leistet | Zuordnung zu | Wie |
|---|---|---|
| Pflegt verwaltete Richtlinien mit klarer Zuständigkeit | DSGVO Art. 24 | Zuweisung einer verantwortlichen Person + Status-Lebenszyklus je Dokument |
| Dokumentiert die Informationssicherheitsrichtlinie und ihre Überprüfung | ISO 27001:2022 Annex A 5.1 | Versionshistorie mit Freigabe- und Abnahme-Workflow |
| Hilft Ihnen, die Lenkung dokumentierter Informationen nachzuweisen | ISO 27001:2022 Cl. 7.5 | Versionshistorie, Statusverfolgung, nach Organisationseinheit eingeschränkter Zugriff |
| Unterstützt Governance- und Richtlinienpflichten | NIS2 Art. 21 | Verknüpfung von Richtlinien mit Aufgaben, Projekten und Assessments als Nachweis |
Warum Priverion
Anders als allgemeine Dokumentenablagen lebt dieses Repository innerhalb einer einzigen Plattform für Datenschutz und Informationssicherheit. Eine Richtlinie ist keine isolierte Datei – sie ist direkt mit den Aufgaben, Projekten und Assessments verknüpft, die sie regelt, sodass sie ohne erneutes Erfassen zugleich als Massnahmennachweis dient. Wenn ein Auditor verlangt «Zeigen Sie mir die Richtlinie und weisen Sie nach, dass sie gelenkt wird», ist die Verbindung bereits vorhanden. Integrierte Versionshistorie und Abnahme bedeuten, dass der Freigabenachweis Teil der Aufzeichnung ist und nicht unter Zeitdruck nachträglich rekonstruiert werden muss.
Fragen, die DSB und ISO vor einer Demo stellen
Kann ich eigene Statuswerte und Dokumentkategorien verwenden?
Wird festgehalten, wer eine Richtlinie wann freigegeben hat?
Lassen sich Richtlinien mit den Massnahmen und Prozessen verknüpfen, die sie regeln?
Werden mehrere Einheiten und Sprachen unterstützt?
Verwandte Funktionen entdecken
Bereit, Ihre Richtlinien mit integriertem Nachweis zu verwalten?
