Mantieni ogni accordo di trasferimento infragruppo pronto per l'audit
Registri SCC sparpagliati diventano una corsa contro il tempo durante l'audit
Quando i dati personali si spostano tra entità dello stesso gruppo societario, ogni trasferimento necessita di una base giuridica, tipicamente le clausole contrattuali tipo (SCC), con termini che differiscono tra SEE, Regno Unito e Svizzera. Le clausole valgono solo quanto i registri che le sostengono.
In pratica, quei registri risiedono in PDF sparsi, scambi di email e un foglio di calcolo che elenca quali entità rientrano nell'ambito e chi ha firmato. Quando un'autorità di controllo chiede come è garantito un determinato trasferimento infragruppo, ricostruire la risposta (versione attuale, clausole regionali corrette, rappresentanti designati) diventa una corsa contro il tempo.
L'obbligo è continuo. L'accordo, i suoi firmatari e le sue società ammissibili cambiano tutti nel tempo, e devi dimostrare cosa si applicava, e quando.
Cosa puoi fare con IGDTA
- Configura ogni accordo con caricamento PDF e gestione delle versioni, così il documento che disciplina è la fonte di verità.
- Definisci le clausole SCC per regione per SEE, Regno Unito e Svizzera in un'unica configurazione.
- Nomina rappresentanti e amministratori del gruppo sull'accordo, mantenuti in un unico posto.
- Tieni traccia delle società ammissibili coperte da ciascun accordo di trasferimento.
- Registra i termini di preavviso di risoluzione così le condizioni di uscita sono documentate, non sepolte tra le clausole.
- Convalida i PDF caricati prima che un accordo venga registrato.
Cosa offre al tuo programma
- Rispondi alle domande sui trasferimenti su richiesta: versione attuale, termini regionali e firmatari si trovano in un unico registro, così una richiesta dell'autorità di controllo è una ricerca, non un progetto.
- Resta difendibile in tutte le giurisdizioni: le clausole di SEE, Regno Unito e Svizzera sono tracciate separatamente, così non presenti mai i termini della regione sbagliata.
- Mostra cosa è cambiato e quando: PDF con versioni e cronologia con marca temporale sostituiscono la corsa contro il tempo dell'audit con una chiara traccia probatoria.
- Sai esattamente chi e cosa rientra nell'ambito: rappresentanti designati e un elenco aggiornato delle società ammissibili non lasciano alcuna ambiguità al momento della revisione.
Progettato per la conformità
Il DPMS ti aiuta a dimostrare gli obblighi specifici che disciplinano gli accordi di trasferimento infragruppo, collegati all'articolo e alla misura, mai genericamente al "GDPR".
| Cosa fa il DPMS | Corrisponde a | Come |
|---|---|---|
| Documenta le garanzie per i trasferimenti infragruppo | GDPR art. 46(2)(c) | Accordi basati su SCC e con versioni per ciascuna disposizione |
| Registra termini di trasferimento specifici per regione | GDPR Capo V | Clausole SCC separate per SEE, Regno Unito e Svizzera |
| Dimostra il controllo sui registri degli accordi di trasferimento | GDPR art. 5(2) (responsabilizzazione) | Gestione delle versioni dei PDF, marche temporali degli aggiornamenti e cronologia delle modifiche |
Perché Priverion
A differenza degli strumenti GRC generici, le tue configurazioni IGDTA risiedono all'interno di un'unica piattaforma unificata di privacy e InfoSec. Le entità e i rappresentanti che mantieni qui sono gli stessi a cui fanno riferimento il tuo registro dei trattamenti e la gestione dei fornitori, così la governance dei trasferimenti infragruppo si trova accanto al resto delle tue prove, non in un silo separato. Clausole SCC specifiche per regione, governance dei rappresentanti del gruppo designati e accordi PDF con versioni ti offrono un registro fatto per essere mostrato, non ricostruito.
Le domande che i RPD pongono prima di una demo
Copre i trasferimenti verso Regno Unito e Svizzera, non solo il SEE?
Posso vedere la cronologia di un accordo?
Come faccio a sapere quali entità del gruppo sono coperte?
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