Mantén cada contrato de transferencia intragrupo listo para auditoría
Los registros de CCT dispersos se convierten en una carrera contrarreloj en auditoría
Cuando los datos personales se mueven entre entidades del mismo grupo empresarial, cada transferencia necesita una base jurídica, normalmente cláusulas contractuales tipo, con cláusulas que difieren entre el EEE, el Reino Unido y Suiza. Las cláusulas valen tanto como los registros que las respaldan.
En la práctica, esos registros viven en PDF dispersos, hilos de correo y una hoja de cálculo que enumera qué entidades están incluidas y quién firmó. Cuando una autoridad de control pregunta cómo se protege una transferencia intragrupo concreta, reconstruir la respuesta —versión actual, cláusulas regionales correctas, representantes designados— se convierte en una carrera contrarreloj.
La obligación es continua. El contrato, sus firmantes y sus empresas elegibles cambian con el tiempo, y tienes que evidenciar qué se aplicaba y cuándo.
Lo que puedes hacer con IGDTA
- Configura cada contrato con carga de PDF y control de versiones, de modo que el documento rector sea la fuente de verdad.
- Define cláusulas contractuales tipo por región para el EEE, el Reino Unido y Suiza en una sola configuración.
- Designa representantes y administradores del grupo en el contrato, mantenidos en un único lugar.
- Rastrea las empresas elegibles cubiertas por cada acuerdo de transferencia.
- Registra los plazos de preaviso de rescisión para que las condiciones de salida queden documentadas, no enterradas en las cláusulas.
- Valida los PDF cargados antes de registrar un contrato.
Qué aporta a tu programa
- Responde a las preguntas sobre transferencias al instante: la versión actual, las cláusulas regionales y los firmantes residen en un único registro, de modo que una solicitud de la autoridad de control es una consulta, no un proyecto.
- Mantente defendible en todas las jurisdicciones: las cláusulas del EEE, el Reino Unido y Suiza se rastrean por separado, de modo que nunca presentas las cláusulas de la región equivocada.
- Muestra qué cambió y cuándo: los PDF con versiones y el historial con marca de tiempo sustituyen la carrera contrarreloj de la auditoría por un rastro de evidencia claro.
- Sabe exactamente quién y qué está incluido: los representantes designados y una lista mantenida de empresas elegibles no dejan ambigüedad alguna en el momento de la revisión.
Diseñado para el cumplimiento
DPMS te ayuda a evidenciar las obligaciones concretas que rigen los contratos de transferencia intragrupo, asignadas al artículo y al control, nunca a «el RGPD».
| Qué hace DPMS | Se asigna a | Cómo |
|---|---|---|
| Documenta las garantías para las transferencias intragrupo | RGPD Art. 46(2)(c) | Contratos versionados basados en CCT por cada acuerdo |
| Registra las condiciones de transferencia específicas por región | RGPD Capítulo V | Cláusulas contractuales tipo separadas para el EEE, el Reino Unido y Suiza |
| Evidencia el control sobre los registros de los contratos de transferencia | RGPD Art. 5(2) (responsabilidad proactiva) | Control de versiones de PDF, marcas de tiempo de actualización e historial de cambios |
Por qué Priverion
A diferencia de las herramientas GRC de uso general, tus configuraciones de IGDTA residen dentro de una única plataforma unificada de privacidad y seguridad de la información. Las entidades y los representantes que mantienes aquí son los mismos a los que hacen referencia tu registro de actividades de tratamiento y tu gestión de proveedores, de modo que la gobernanza de las transferencias intragrupo se sitúa junto al resto de tu evidencia, no en un silo aparte. Las cláusulas contractuales tipo específicas por región, la gobernanza de los representantes designados del grupo y los contratos en PDF con versiones te dan un registro pensado para mostrarse, no para reconstruirse.
Preguntas que hacen los DPD antes de una demo
¿Cubre las transferencias al Reino Unido y a Suiza, no solo al EEE?
¿Puedo ver el historial de un contrato?
¿Cómo sé qué entidades del grupo están cubiertas?
¿Sustituye la redacción de nuestro equipo jurídico?
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