Conosci ogni responsabile del trattamento e sub-responsabile che tocca i tuoi dati
Lo stato dei fornitori si disallinea nel momento in cui cambia un contratto
Ai sensi dell'art. 28 GDPR sei responsabile di ogni responsabile del trattamento e sub-responsabile che tocca dati personali, e devi essere in grado di dimostrarlo. Ma lo stato dei fornitori vive di solito in fogli di calcolo, strumenti di approvvigionamento e thread di email che si disallineano nel momento in cui cambia un contratto.
I rapporti con i sub-responsabili sono la parte più difficile. Un responsabile del trattamento sostituisce un fornitore a valle, i tuoi record non lo intercettano e i contatti del RPD diventano obsoleti. Quando arriva un audit o una richiesta di un interessato, non puoi affermare con certezza chi tratta cosa, in quale ruolo, sulla base di quale accordo.
La modalità di fallimento è silenziosa: un divario crescente tra ciò che dice il tuo registro e ciò che la tua catena di fornitura fa davvero.
Cosa puoi fare con il registro fornitori e terze parti
- Classifica ogni fornitore per ruolo GDPR — responsabile del trattamento, titolare del trattamento, contitolare — nel modello dati, non come testo libero.
- Mantieni separati e aggiornati i contatti del fornitore e del RPD in un unico record principale per ogni terza parte.
- Collega più rappresentanti a un fornitore per punti di contatto accurati.
- Contrassegna e tieni traccia dei sub-responsabili a valle così i cambiamenti emergono nei tuoi record.
- Versiona ogni modifica del tipo di fornitore attraverso un flusso di lavoro bozza, attivo, in revisione e inattivo.
- Condividi i record dei fornitori tra le società del tuo gruppo da un'unica fonte.
Cosa offre al tuo programma
- Rispondi a "chi sono i tuoi responsabili del trattamento?" in pochi minuti — il ruolo è un campo strutturato, così filtri invece di cercare tra i sistemi.
- Mantieni aggiornati i record dei sub-responsabili — il monitoraggio a valle elimina la riconciliazione manuale che fa diventare obsoleti i record.
- Difendi la tua posizione ai sensi dell'art. 28 con classificazioni di ruolo versionate e una cronologia completa delle modifiche per ogni fornitore.
- Riduci la duplicazione tra le entità — la condivisione di gruppo significa un unico record fornitore mantenuto, non uno per società.
- Sai sempre chi contattare con dettagli del RPD e del rappresentante separati e aggiornati.
Pensato per la conformità
DPMS ti aiuta a dare prova degli obblighi specifici che disciplinano il tuo registro delle terze parti — mappati all'articolo e alla misura, mai genericamente al "GDPR".
| Cosa fa DPMS | Mappato a | Come |
|---|---|---|
| Registra i responsabili del trattamento e il loro ruolo nel trattamento | Art. 28 GDPR | Classificazione del ruolo GDPR per ogni fornitore, con monitoraggio dei sub-responsabili a valle |
| Documenta le categorie di destinatari dei dati personali | Art. 30(1)(c) GDPR | Record principali dei fornitori collegati alle tue attività di trattamento |
| Dà prova del controllo sul registro dei fornitori | Allineato alla ISO 27701 | Flusso di lavoro sullo stato, modifiche del tipo versionate e traccia di audit di creazione/aggiornamento |
Perché Priverion
A differenza degli strumenti GRC generici, il registro dei fornitori vive all'interno di un'unica piattaforma integrata di privacy e InfoSec. Il ruolo che assegni a un fornitore — e i sub-responsabili che monitori nei suoi confronti — confluiscono nel tuo registro dei trattamenti e nei record di rischio senza reinserire i dati. Il ruolo è integrato nel modello dati anziché essere un'etichetta di testo libero, così un "responsabile del trattamento" è interrogabile, riportabile e coerente in ogni entità del tuo gruppo. È proprio quell'integrazione la parte che i concorrenti non possono copiare facilmente.
Domande che i RPD pongono prima di una demo
Distingue i responsabili del trattamento dai titolari e dai contitolari?
Come gestisce i sub-responsabili?
Possiamo gestire i fornitori in più società del gruppo?
Esiste una traccia di audit sulle modifiche ai fornitori?
Esplora le funzionalità correlate
Pronto a portare sotto controllo il tuo registro delle terze parti?
