Connaissez chaque sous-traitant et sous-traitant ultérieur qui accède à vos données
Le statut des fournisseurs se désynchronise dès qu'un contrat change
En vertu de l'art. 28 RGPD, vous êtes responsable de chaque sous-traitant et sous-traitant ultérieur qui accède à des données personnelles, et vous devez pouvoir le démontrer. Mais le statut des fournisseurs vit généralement dans des tableurs, des outils d'achat et des fils d'e-mails qui se désynchronisent dès qu'un contrat change.
Les relations de sous-traitance ultérieure sont la partie la plus difficile. Un sous-traitant remplace un prestataire en aval, vos registres ne le détectent pas, et les coordonnées du DPD deviennent obsolètes. Lorsqu'un audit ou une demande d'une personne concernée se présente, vous ne pouvez pas affirmer avec certitude qui traite quoi, dans quel rôle et en vertu de quel contrat.
La défaillance est silencieuse : un écart croissant entre ce que dit votre registre et ce que fait réellement votre chaîne d'approvisionnement.
Ce que vous pouvez faire avec le registre des fournisseurs et tiers
- Classer chaque fournisseur selon son rôle RGPD — sous-traitant, responsable du traitement, responsable conjoint du traitement — dans le modèle de données, pas en texte libre.
- Tenir séparées et à jour les coordonnées du fournisseur et du DPD dans une seule fiche maîtresse par tiers.
- Associer plusieurs représentants à un fournisseur pour des points de contact exacts.
- Identifier et suivre les sous-traitants ultérieurs en aval afin que les changements apparaissent dans vos registres.
- Versionner chaque changement de type de fournisseur via un flux brouillon, actif, en révision et inactif.
- Partager les fiches fournisseurs entre les sociétés de votre groupe à partir d'une source unique.
Ce que cela apporte à votre programme
- Répondez en quelques minutes à « qui sont vos sous-traitants ? » — le rôle est un champ structuré, vous filtrez donc au lieu de chercher à travers plusieurs systèmes.
- Gardez les registres de sous-traitance ultérieure à jour — le suivi en aval supprime le rapprochement manuel qui laisse les registres devenir obsolètes.
- Défendez votre position au titre de l'art. 28 grâce à des classifications de rôle versionnées et un historique complet des modifications par fournisseur.
- Réduisez les doublons entre entités — le partage de groupe signifie une seule fiche fournisseur maintenue, et non une par société.
- Sachez toujours qui contacter grâce à des coordonnées du DPD et du représentant distinctes et tenues à jour.
Conçu pour la conformité
DPMS vous aide à apporter la preuve des obligations précises qui régissent votre registre des tiers — rattachées à l'article et à la mesure concernés, jamais à « le RGPD » en général.
| Ce que fait DPMS | Correspond à | Comment |
|---|---|---|
| Recense les sous-traitants et leur rôle dans le traitement | Art. 28 RGPD | Classification du rôle RGPD par fournisseur, avec suivi des sous-traitants ultérieurs en aval |
| Documente les catégories de destinataires des données personnelles | Art. 30(1)(c) RGPD | Fiches fournisseurs maîtresses reliées à vos activités de traitement |
| Atteste la maîtrise du registre des fournisseurs | Aligné sur ISO 27701 | Flux de statuts, changements de type versionnés et piste d'audit des créations/mises à jour |
Pourquoi Priverion
Contrairement aux outils GRC généralistes, le registre des fournisseurs vit au sein d'une plateforme unifiée de protection des données et de sécurité de l'information. Le rôle que vous attribuez à un fournisseur — et les sous-traitants ultérieurs que vous suivez par rapport à lui — alimentent votre registre des traitements et vos fiches de risque sans ressaisie. Le rôle est intégré au modèle de données plutôt qu'une étiquette en texte libre : un « sous-traitant » est donc interrogeable, exploitable dans les rapports et cohérent dans chaque entité de votre groupe. C'est précisément cette intégration que les concurrents ne peuvent pas reproduire facilement.
Les questions que posent les DPD avant une démo
Distingue-t-il les sous-traitants des responsables du traitement et des responsables conjoints du traitement ?
Comment gère-t-il les sous-traitants ultérieurs ?
Pouvons-nous gérer les fournisseurs au sein de plusieurs sociétés d'un groupe ?
Existe-t-il une piste d'audit sur les modifications de fournisseurs ?
Explorez les capacités associées
Prêt à reprendre la maîtrise de votre registre des tiers ?
