Standardizza le email inviate dai tuoi workflow di conformità
La formulazione delle notifiche si discosta quando risiede all'interno di ogni workflow
Quando la formulazione delle notifiche risiede all'interno di ogni workflow, si discosta. L'email di approvazione del tuo processo DPIA dice una cosa, il promemoria del tuo processo di revisione degli accessi ne dice un'altra, e nessuna delle due corrisponde al tono concordato dal tuo team. Ne modifichi una e le altre restano obsolete.
Questa incoerenza è una lacuna di governance, non un dettaglio estetico. Gli auditor si aspettano comunicazioni documentate e ripetibili come parte delle tue procedure operative. La formulazione nascosta all'interno dei singoli workflow è difficile da trovare, ancora più difficile da aggiornare e arduo dimostrare di averla sotto controllo.
E ogni volta che parte un nuovo processo, qualcuno riscrive a memoria lo stesso testo di promemoria, senza una libreria condivisa da cui partire.
Cosa puoi fare con i modelli di email per i workflow
- Crea modelli riutilizzabili come record di prima classe, separati da qualsiasi singolo workflow.
- Scrivi contenuti multilingue così lo stesso modello viene visualizzato nella lingua di ciascun destinatario.
- Inserisci variabili convalidate come
${name}che si risolvono per ogni passaggio e per ogni destinatario. - Costruisci layout condivisi una sola volta, poi riutilizzali in ogni notifica che invii.
- Importa ed esporta i modelli per trasferire contenuti collaudati tra aziende.
- Cerca e gestisci i modelli in un'area di impostazioni dei workflow organizzata per schede, regolata dai permessi.
Cosa offre al tuo programma
- Comunicazioni di conformità coerenti: un unico modello approvato riutilizzato ovunque, così la formulazione non può discostarsi tra i processi.
- Manutenzione più rapida: modifichi il testo una sola volta nel modello invece di modificare le stringhe all'interno di ogni workflow.
- Una libreria di contenuti riutilizzabile: i nuovi processi partono da messaggi di approvazione e promemoria approvati, non da una pagina bianca.
- Procedure operative difendibili: il contenuto delle notifiche è documentato e ad accesso controllato, non nascosto nella logica del workflow.
Pensato per la conformità
DPMS ti aiuta a dimostrare gli obblighi specifici che disciplinano le comunicazioni documentate e ripetibili, allineati alla misura, mai allo "standard".
| Cosa fa DPMS | Si allinea a | Come |
|---|---|---|
| Mantiene contenuti di notifica documentati e riutilizzabili | ISO 27001:2022 Allegato A 5.37 | Modelli conservati come record gestiti, separati dalla logica del workflow |
| Standardizza le comunicazioni di processo | ISO 27001:2022 Allegato A 5.37 | Un unico modello collegato riutilizzato in molti workflow, in più lingue |
| Controlla chi modifica ed esporta i modelli | ISO 27001:2022 Allegato A 5.37 | Permessi per singola azione per lettura, modifica, importazione ed esportazione |
Perché Priverion
Il contenuto delle email è creato e gestito in modo indipendente dalla logica del workflow: i modelli sono record riutilizzabili collegati ai tuoi workflow, non stringhe inline che devi rintracciare. A differenza degli strumenti di workflow generici che nascondono il testo delle notifiche all'interno di ogni processo, Priverion tratta il messaggio come un oggetto governato che puoi cercare, riutilizzare, localizzare per lingua ed esportare tra aziende. Risiede all'interno di un'unica piattaforma unificata di privacy e InfoSec, così la stessa libreria di modelli serve ogni workflow che esegui.
Domande che gli ISO pongono prima di una demo
Un modello può essere usato da più workflow?
I modelli supportano più lingue?
Posso spostare i modelli tra aziende?
Questo sostituisce il mio server di posta?
Esplora le funzionalità correlate
Pronto a standardizzare le notifiche dei tuoi workflow?
