Gestione di stati e tassonomie configurabili
Gli elenchi di stati fissi spingono il tuo team verso la deriva del testo libero
Il tuo programma di privacy e sicurezza non gira sulle etichette di qualcun altro. Un registro dei trattamenti attraversa bozza → in revisione legale → approvato; un incidente attraversa triage → contenuto → chiuso. Quando uno strumento impone un elenco di stati fisso, i team improvvisano nei campi a testo libero e il registro smette di essere un sistema di registrazione affidabile.
La deriva si moltiplica tra i tipi di record. L'"aperto" di un team è l'"in corso" di un altro; le categorie dei fornitori divergono dal modo in cui l'approvvigionamento classifica davvero i fornitori. I report diventano incomparabili e le revisioni rallentano.
Va ancora peggio all'importazione. Migrare record da un foglio di calcolo o da un sistema precedente significa che gli stati arrivano in un vocabolario che i tuoi strumenti non riconoscono, e qualcuno li reinserisce a mano.
Cosa puoi fare con stati e tassonomie configurabili
- Definisci stati personalizzati per tipo di record — registro dei trattamenti, fornitore, attività, DPIA, incidente, richiesta dell'interessato, asset, valutazione e altro.
- Mantieni bloccati alla modifica gli stati predefiniti, così le fasi fondamentali del flusso di lavoro restano intatte.
- Aggiungi, rinomina e ordina i tuoi stati per rispecchiare le fasi reali del tuo processo.
- Esegui eliminazioni di stati in blocco in background, così il team continua a lavorare mentre le pulizie di grandi dimensioni si completano.
- Mappa gli stati in entrata all'importazione, così i record migrati corrispondono alla tua tassonomia configurata.
- Gestisci gli elenchi di categorie per ciascuna azienda — finalità, categorie particolari, tipi di documento, tipi di fornitore.
Cosa offre al tuo programma
- I report restano comparabili perché ogni team lavora dagli stessi stati e categorie concordati, con meno revisioni di riconciliazione prima di un aggiornamento al consiglio.
- Le migrazioni atterrano pulite perché i record importati vengono mappati automaticamente sulla tua tassonomia, riducendo il reinserimento manuale e la pulizia post-importazione.
- L'integrità del flusso di lavoro regge perché le fasi predefinite non possono essere eliminate con la modifica: estendi il processo senza rompere ciò su cui si basa.
- Le pulizie di grandi dimensioni non bloccano il team poiché le modifiche di stato in blocco girano come processi in background invece di bloccare lo schermo.
Pensato per la compliance
Questo documenta e ti aiuta a comprovare una gestione coerente dei record: supporta gli obblighi che vi stanno dietro, ma da solo non ti rende conforme.
| Cosa fa DPMS | Corrisponde a | Come |
|---|---|---|
| Mantiene record di trattamento strutturati e coerenti su tutto il registro | Art. 30(1) GDPR | Stati e tassonomie di categorie configurabili applicati per tipo di record |
| Mantiene un insieme definito e controllato di classificazioni dei record | ISO 27001:2022 Allegato A 5.12 (classificazione delle informazioni) | Stati predefiniti bloccati; stati personalizzati e tassonomie di tag gestiti per ciascuna azienda |
| Preserva stati coerenti dei record quando i dati passano tra i sistemi | ISO 27001:2022 Allegato A 8.32 (gestione delle modifiche) | Mappatura automatica degli stati durante l'importazione dei dati; le modifiche in blocco girano come processi in background controllati |
Perché Priverion
A differenza degli strumenti GRC generalisti che appendono ogni record a un unico elenco di stati condiviso, DPMS dà a ciascun tipo di record la propria collezione di stati configurabile, così il ciclo di vita di un fornitore e quello di una richiesta dell'interessato non devono mai condividere il vocabolario. Gli stati predefiniti restano bloccati per proteggere l'integrità del flusso di lavoro mentre i tuoi stati personalizzati lo estendono. E poiché questa configurazione vive all'interno di un'unica piattaforma unificata di privacy e InfoSec, gli stessi stati e tassonomie scorrono attraverso i record di registro dei trattamenti, DPIA, rischio e fornitori senza reinserimenti.
Le domande dei RPD prima di una demo
Posso personalizzare gli stati per ogni tipo di record o solo per alcuni?
Posso modificare o rimuovere gli stati predefiniti integrati?
Cosa succede agli stati quando importo dati da un altro sistema?
Le categorie sono condivise tra le aziende o impostate per ciascuna azienda?
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