Conformità GDPR per gruppi societari — dall'analisi dei GAP alla prontezza per l'audit

Punti chiave

Priverion è una piattaforma di conformità GDPR ospitata in Svizzera, progettata appositamente per i gruppi societari multi-entità. Automatizza i registri delle attività di trattamento (registro dei trattamenti), le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA), le richieste degli interessati (DSR), la gestione del rischio fornitori e i flussi di notifica delle violazioni. Tutti i dati sono archiviati in un'infrastruttura conforme alla ISO 27001 in Svizzera. I clienti riportano il 75% in meno di manutenzione manuale del registro dei trattamenti e 3 volte più lavoro svolto per RPD.

Definizioni

Che cos'è il GDPR?

GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) è il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, che disciplina il trattamento dei dati personali delle persone fisiche nell'UE/SEE. Si applica dal 25 maggio 2018 e impone obblighi a titolari e responsabili del trattamento in tutto il mondo che trattano dati di residenti dell'UE.

Che cos'è un registro delle attività di trattamento (ROPA)?

Un registro dei trattamenti è un registro obbligatorio ai sensi dell'articolo 30 del GDPR che documenta ogni attività di trattamento, la sua finalità, la base giuridica, le categorie di dati, i destinatari, i periodi di conservazione e le misure di sicurezza. Sia i titolari sia i responsabili del trattamento devono tenerne uno.

Che cos'è una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA)?

Una DPIA è richiesta ai sensi dell'articolo 35 del GDPR quando un trattamento è suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Le Linee guida 4/2017 dell'EDPB forniscono criteri dettagliati su quando una DPIA è necessaria.

Che cos'è un accordo sul trattamento dei dati (DPA)?

Un DPA è un contratto richiesto ai sensi dell'articolo 28 del GDPR tra un titolare e un responsabile del trattamento. Deve stabilire l'oggetto, la durata, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e gli obblighi del responsabile.

Cosa sono le clausole contrattuali tipo (SCC)?

Le SCC sono clausole contrattuali modello approvate dalla Commissione europea ai sensi della Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 per fornire garanzie adeguate ai trasferimenti internazionali di dati ai sensi del Capo V del GDPR.

Statistiche sull'applicazione del GDPR

Secondo il GDPR Enforcement Tracker, le autorità di controllo dell'UE/SEE hanno emesso oltre 2'200 sanzioni da quando il regolamento è entrato in vigore nel maggio 2018, con penali cumulative superiori a 4,8 miliardi di euro. Il Rapporto IAPP-EY 2023 sulla governance della privacy ha rilevato che l'organizzazione media impiega 5,2 addetti alla privacy a tempo pieno, eppure il 60% dei responsabili della protezione dei dati segnala che i processi manuali restano la loro principale sfida operativa. Un'azione coordinata di applicazione dell'EDPB del 2024 sul ruolo dei responsabili della protezione dei dati ha rilevato che molte organizzazioni faticano ancora a garantire risorse e indipendenza adeguate al RPD.

Domande frequenti

Che cos'è un registro delle attività di trattamento (ROPA) ai sensi del GDPR?

Un registro delle attività di trattamento (registro dei trattamenti) è richiesto ai sensi dell'articolo 30 del GDPR. Documenta tutte le operazioni di trattamento dei dati personali, comprese finalità, basi giuridiche, categorie di dati, destinatari, periodi di conservazione e misure di sicurezza tecniche e organizzative. Sia i titolari sia i responsabili del trattamento devono tenere un registro dei trattamenti. Priverion automatizza la creazione e la ricertificazione del registro dei trattamenti per i gruppi societari multi-entità.

Che cos'è una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA)?

Una DPIA è imposta dall'articolo 35 del GDPR per le attività di trattamento suscettibili di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Richiede alle organizzazioni di valutare sistematicamente la necessità, la proporzionalità e i rischi del trattamento e di individuare misure di mitigazione. Le Linee guida 4/2017 dell'EDPB elencano nove criteri che indicano quando è richiesta una DPIA.

In che modo Priverion aiuta nella conformità GDPR per i gruppi societari?

Priverion collega i registri dei trattamenti alle valutazioni del rischio, ai contratti con i fornitori e ai flussi di dati di tutte le entità del gruppo. Quando un elemento cambia, i record correlati si aggiornano automaticamente. Questo elimina il lavoro manuale sui fogli di calcolo e garantisce una documentazione pronta per l'audit. I clienti riportano il 75% in meno di manutenzione manuale del registro dei trattamenti e 3 volte più lavoro svolto per RPD.

I dati di Priverion sono ospitati in Svizzera?

Sì. Priverion è ospitato in Svizzera, con archiviazione dei dati conforme alla ISO 27001 in Svizzera. Questo fornisce un ulteriore livello di sovranità dei dati per le organizzazioni preoccupate dai trasferimenti transfrontalieri di dati ai sensi del Capo V del GDPR.

Quali obblighi GDPR affronta la gestione dei fornitori?

Ai sensi degli articoli 28 e 29 del GDPR, i titolari del trattamento devono garantire che i responsabili offrano garanzie sufficienti e che gli accordi sul trattamento dei dati includano le clausole richieste relative a oggetto, durata, natura e finalità del trattamento. Il modulo di gestione dei fornitori di Priverion tiene traccia di ogni contratto con i responsabili, di ogni sub-responsabile e di ogni accordo sul trattamento dei dati in un unico posto.

Quali sono i requisiti di notifica delle violazioni del GDPR?

Ai sensi dell'articolo 33 del GDPR, i titolari del trattamento devono notificare all'autorità di controllo entro 72 ore dal momento in cui vengono a conoscenza di una violazione dei dati personali, a meno che sia improbabile che la violazione presenti un rischio per le persone fisiche. L'articolo 34 richiede la notifica alle persone interessate quando è probabile che la violazione presenti un rischio elevato. Le Linee guida 9/2022 dell'EDPB forniscono esempi pratici di scenari di notifica delle violazioni.

In che modo il GDPR si relaziona con la legge federale svizzera sulla protezione dei dati (nLPD)?

La nLPD svizzera revisionata, in vigore dal 1° settembre 2023, è stata modernizzata per allinearsi strettamente al GDPR. Entrambe le leggi richiedono registri delle attività di trattamento, valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e notifica delle violazioni. Le organizzazioni che operano sia nell'UE sia in Svizzera possono gestire entrambi i framework nella piattaforma unificata di Priverion.

Che ruolo svolge la ISO 27001 nella conformità GDPR?

La ISO/IEC 27001 è lo standard internazionale per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). Sebbene la certificazione ISO 27001 non sia richiesta dal GDPR, fornisce un framework strutturato per attuare le misure tecniche e organizzative richieste ai sensi dell'articolo 32 del GDPR. L'infrastruttura di Priverion è conforme alla ISO 27001 e la piattaforma supporta anche i programmi di conformità ISO 27001 dei clienti.

Confronto delle funzionalità di conformità GDPR