Documenta ogni decisione di approvazione di un fornitore — con la motivazione per difenderla
Quando la decisione è stata presa ma la motivazione è scomparsa
Quando nomini un responsabile del trattamento, la decisione necessita di una traccia documentale. Un'autorità di controllo — o il tuo stesso consiglio di amministrazione — può chiedere perché un fornitore è stato ritenuto idoneo, chi ha esaminato l'accordo sul trattamento dei dati e cosa ha rilevato la valutazione. "Ne abbiamo parlato" non è una risposta.
Nella maggior parte delle organizzazioni questa motivazione risiede in approvazioni via email sparse, verbali di riunioni e una DPIA archiviata da qualche altra parte. Quando arriva una domanda, ricostruire la decisione significa rincorrere persone che nel frattempo sono andate via.
Il risultato è una lacuna di difendibilità: la decisione è stata presa, ma la prova che fosse motivata è scomparsa.
Cosa puoi fare con la Consultazione dei fornitori
- Crea un registro di consultazione per ogni decisione su un fornitore — verifiche di idoneità e approvazioni degli accordi sul trattamento dei dati.
- Traccia ogni decisione attraverso gli stati di approvazione — non approvato, in corso, approvato — così la sua posizione non è mai ambigua.
- Registra la data della consultazione e i feedback che documentano la motivazione alla base dell'esito.
- Collega la consultazione alla sua DPIA così che la valutazione del rischio alla base della decisione le sia accanto.
- Allega le valutazioni, i documenti e le riunioni che hanno informato la verifica in un unico posto.
- Traduci automaticamente i feedback tra le lingue così che i team di ogni entità leggano la motivazione nella propria.
Cosa offre al tuo programma
- Rispondi a "perché è stato approvato questo fornitore?" in pochi secondi — la motivazione, lo stato e la DPIA collegata sono a un clic di distanza.
- Sostituisci l'ok via email con una traccia difendibile che puoi mostrare a un auditor o a un'autorità di controllo senza ricostruzioni.
- Mantieni le decisioni coerenti tra le entità — lo stesso registro strutturato, tradotto per ogni team.
- Colma il divario tra valutazione e approvazione — la prova che ha giustificato la decisione resta allegata ad essa.
Realizzato per la conformità
DPMS ti aiuta a dimostrare che le decisioni sui responsabili del trattamento sono state documentate e motivate — non improvvisate.
| Cosa fa DPMS | Corrisponde a | Come |
|---|---|---|
| Documenta la decisione di nominare un responsabile del trattamento e la sua motivazione | Art. 28(1) GDPR | Registri di consultazione con stato e feedback per fornitore |
| Collega le decisioni di approvazione alla valutazione del rischio che le sostiene | Art. 35 GDPR | Collegamento diretto da ogni consultazione alla sua DPIA |
| Registra chi ha deciso cosa, quando e su quale base | Art. 5(2) GDPR | Voci di consultazione datate con valutazioni e riunioni collegate |
Perché Priverion
A differenza di una casella di posta condivisa o di uno strumento GRC generico, Priverion mantiene la consultazione all'interno della stessa piattaforma della DPIA, delle valutazioni dei fornitori e dei documenti che l'hanno informata. La decisione e la sua giustificazione sono registri collegati, non file che speri di ritrovare in seguito. Quel collegamento — l'approvazione vincolata alla prova che la sostiene — trasforma un ok in una traccia verificabile, e resta valido in ogni entità che gestisci.
Domande che i RPD pongono prima di una demo
Posso collegare una consultazione alla DPIA che ha giustificato la decisione?
Tiene traccia se un fornitore è stato approvato o respinto?
Funziona con più lingue ed entità?
Sostituisce la nostra DPIA o le valutazioni dei fornitori?
Esplora le funzionalità correlate
Pronto a rendere difendibile ogni approvazione di fornitore?
